Учетная политика ФКУ «Российский государственный архив экономики» на 2024 год

Во исполнение Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»,  Приказа Минфина Российской Федерации от 01.12.2010 № 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению", Федерального стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утвержденного приказом Минфина от 30.12.2017 №274н.

1. Утвердить учетную политику на 2024 год для целей бухгалтерского учета (Приложение 1 к настоящему Приказу)

 

2. Считать положения учетной политики обязательными для исполнения работниками учреждения, ответственными за организацию бухгалтерского учета и подготовку первичных документов.

 

3, Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

 

 

Приложение № 1 к приказу 

от 28.12.2023 № 61

 

Учетная политика предназначена для формирования полной и достоверной информации о финансовом, имущественном положении и финансовых результатах деятельности Федерального казенного учреждения «Российский государственный архив экономики» (далее – Архив):

 

Настоящая Учетная политика разработана на основании и с учетом требований и принципов, изложенных в следующих нормативных документах:

- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее – Закон 402-ФЗ);

- Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти, органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» (далее Инструкция №157н) ;

- Приказ Минфина России от 06.12.2010 № 162н «Об утверждении плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению» (далее – Инструкция № 162н);

- Приказ Минфина от 24.05.2022 № 82н «О Порядке формирования и применения кодов бюджетной классификации Российской Федерации, их структуре и принципах назначения» (далее – Приказ № 82н);

- Приказ Минфина от 29.11.2017 № 209н «Об утверждении Порядка применения классификации операций сектора государственного управления» (далее – Приказ № 209н);

- Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее – Приказ № 52н);

- Приказ Минфина России от 28.12.2010 № 191н «Об утверждении Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации» (далее – Приказ № 191 н);

- Приказ Минфина России от 20.11.2007 № 112н «Об Общих требованиях к порядку составления, утверждения и ведения бюджетных смет казенных учреждений» (далее – Приказ № 112н);

- Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее – Приказ №49);

- Приказ Минфина России от 31.12.2016 № 256н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» (далее – Приказ 256н);

- Приказ Минфина России от 31.12.2016 № 257н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Основные средства» (далее – Приказ 257н);

- Приказ Минфина России от 31.12.2016 № 258н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Аренда» (далее – Приказ 258н);

- Приказ Минфина России от 31.12.2016 № 259н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Обесценение активов» (далее – Приказ 259н);

- Приказ Минфина России от 31.12.2016 № 260н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Представление бухгалтерской (финансовой) отчетности» (далее – Приказ 260н);

- Приказ Минфина России от 30.12.2017 № 274н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» (далее – Приказ 274н);

- Приказ Минфина России от 30.12.2017 № 275н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «События после отчетной даты» (далее – Приказ 275н);

- Приказ Минфина России от 30.12.2017 № 278н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Отчет о движении денежных средств» (далее – Приказ 278н);

- Приказ Минфина России от 27.02.2018 № 32н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Доходы» (далее – Приказ 32н);

- Приказ Минфина России от 28.02.2018 № 34н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Непроизведенные активы» (далее – Приказ 34н);

- Приказ Минфина России от 30.05.2018 № 122н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Влияние изменений курсов иностранных валют»;

- Приказ Минфина России от 30.05.2018 № 124н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Резервы. Раскрытие информации об условных обязательствах и условных активах»;

- Приказ Минфина России от 07.12.2018 № 256н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Запасы» (далее – Приказ 256н);

- Приказ Минфина России от 29.06.2018 № 145н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Долгосрочные договоры» (далее – Приказ 145н);

- Приказ Минфина России от 15.11.2019 № 181н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Нематериальные активы» (далее – Приказ 181н);

- Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание № 3210-У);

- Иными нормативно-правовыми актами, регулирующими вопросы бухгалтерского учета;

- Устав Федерального казенного учреждения «Российский государственный архив экономики» от 18.12.2023 № 164.

 

1.1. Ответственным за организацию бухгалтерского учета в Архиве и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций является Директор Архива.

Основание: часть статьи 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

1.2, Бюджетный учет ведется финансово-экономическим отделом, возглавляемым главным бухгалтером. Сотрудники финансово-экономического отдела руководствуются в работе должностными инструкциями.

Основание: часть 3 статьи 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

1.3. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно Директору Архива и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бюджетной, налоговой, статистической отчетности и обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерские службы необходимых документов и сведений являются обязательными для всех сотрудников архива. Главный бухгалтер не несет ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни (п. 24 Приказа 256н). При смене главного бухгалтера производится передача документов бухгалтерского учета по акту приема-передачи дел с приложением реестра сдачи документов

(Приложение №11 – Порядок передачи документов бухгалтерского учёта при смене руководителя субъекта учета и (или главного бухгалтера) либо иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта.)

1.4. В Архиве утвержден состав постоянно действующей комиссии:

- Комиссия по поступлению и выбытию активов – Положение о Комиссии по поступлению и выбытию активов (Приложение № 1 к Учетной политике);

Инвентаризационная комиссия – Положение о порядке проведения инвентаризации имущества и обязательств архива (Приложение 2 к Учетной политике);

- Комиссия по проверке показании спидометра автотранспорта;

- Комиссия по обследованию, дефекации и ремонту зданий, сооружений и систем жизнеобеспечения комплекса РГАЭ в Вороново;

- Единая комиссия по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг;

- Комиссия по повышению устойчивости функционирования организации.

1.5. В целях обеспечения сохранности имущества Архив заключает с сотрудниками договора о полной материальной ответственности за недостачу вверенного ему работодателем имущества, а также за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещением им ущерба иными лицами.

1.6. Бухгалтерский учет ведется в рублях. Стоимость объектов учета, выраженная в иностранной валюте, подлежит пересчету в валюту Российской Федерации в соответствии с пунктом 13 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

1.7. В соответствии с п. 1.4 Устава архив является некоммерческой организацией и не имеет в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли. Деятельность архива финансируется за счет средств Федерального бюджета бюджетной системы Российской Федерации на основании бюджетной сметы (п.2 ст.161 БК РФ). На основании Устава Архив вправе осуществлять приносящую доход деятельность. Источником формирования доходов являются доходы от оказания платных услуг. Полученные доходы поступают в бюджет системы Российской Федерации (п.3 ст. 161 БК РФ, п.4 ст.298 ГК РФ). В связи с вышеуказанным и на основании п.п.4.1 п.2 ст. 146 Налогового Кодекса не признается объектом налогообложения налога на добавленную стоимость выполнение работ (оказание услуг) казенными учреждениями.

1.8. Архив публикует основные положения учетной политики на своем официальном сайте.

Основание: пункт 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки».

 

2.1. Ведение бухгалтерского учета ведется автоматизированным способом с применением программы 1С: «Бухгалтерия», «Зарплата и кадры».

2.2.  С использованием телекоммуникационных каналов связи и электронной подписи финансово-экономический отдел Архива осуществляет электронный документооборот по следующим направлениям:

- система электронного документооборота с территориальным органом Казначейства России СУФД-online;

- передача бухгалтерской отчетности ГРБС;

- передача отчетности по налогам, сборам и иным обязательным платежам в инспекцию Федеральной налоговой службы;

- передача отчетности по страховым взносам и сведениям персонифицированного учета в отделение Пенсионного фонда России;

- размещение информации о деятельности учреждения на официальном сайте bus.gov.ru;

- размещение информации на Межведомственном портале по управлению государственным имуществом (Росимущество).

2.3. Первичные учетные документы составляются по унифицированным формам, установленными Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

Без надлежащего оформления первичных (сводных) учетных документов любые исправления (добавление новых записей) в электронных базах данных не допускаются.

2.4. Регистры, сформированные в электронном виде, распечатываются на бумажный носитель и подшиваются в отдельные папки в хронологическом порядке. Основание: пункт 19 Инструкции к Единому плану счетов № 157н., пункт 33 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности» (Приложение № 10 к Учетной политике).

2.5. Периодичность и сроки составления форм первичных учетных документов и регистров бюджетного учета, а также лица, ответственные за составление, регистрацию и хранение указанных документов (регистров) оформляется по утвержденному Графику документооборота (Приложение № 7 к Учетной политике).

2.6 Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, ответственные за оформление факта хозяйственной жизни и подписавшие эти документы, поименованные в Графике документооборота (Приложение № 7 к Учетной политике) (п. 23 Приказа 256н).

2.7. В целях обеспечения сохранности электронных данных бухучета и отчетности, по итогам квартала и отчетного года после сдачи отчетности производится запись копии базы данных на внешний носитель, который хранится в сейфе главного бухгалтера.

 

3.1. Бюджетный учет ведется с использованием Рабочего плана счетов (Приложение № 3 к Учетной политике), разработанного в соответствии с Инструкцией к Единому плану счетов № 157н, Инструкцией № 162н.

Основание: пункты 2 и 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пункт 19 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности», подпункт «б» пункта 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки».

При формировании рабочего плана счетов, применяются следующие коды вида финансового обеспечения (деятельности):

- «1» деятельность, осуществляемая за счет средств соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации (бюджетная деятельность);

- «3» средства во временном распоряжении.

3.2. Архив применяет забалансовые счета, утвержденные в Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Основание: пункт 332 Инструкция к Единому плану счетов №157н., пункт 19 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности».

 

4.1. Инвентаризация в Архиве проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, Приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организацией государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора».

4.2. Инвентаризацию проводит постоянно действующая Инвентаризационная комиссия на основании приказа Директора Архива. Порядок проведения инвентаризации, финансовых активов и обязательств приведены в Положении о проведении инвентаризации (Приложение № 2 к Учетной политике).

Инвентаризация имущества проводится не ранее 1 октября перед составлением годовой бюджетной отчетности. Приказом руководителя может быть проведена внеплановая инвентаризация любого имущества.

4.3. В отдельных случаях (при смене материально ответственных лиц, выявлении фактов хищения, стихийных бедствий и т.д.) инвентаризацию может проводить специально созданная рабочая комиссия, состав которой утверждается отдельным приказом руководителя.

Основание: статья 11 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ., Приказа № 256н, Приказа № 257н, Приказа № 259н.

 

5.1. К событиям после отчетной даты относятся (п. 3 Приказа 275н):

- события, которые подтверждают условия хозяйственной деятельности,  существовавшие на отчетную дату (далее – корректирующие события);

- события, которые свидетельствуют об условиях хозяйственной деятельности, возникших после отчетной даты.

5.2. Поступление после отчетной даты первичных учетных документов, оформляющих факты хозяйственной жизни, возникшие в отчетном периоде, не является событием после отчетной даты (Приложение № 12 к Учетной политике – Порядок признания в бухгалтерском учете и раскрытия в бухгалтерской (финансовой) отчетности событий после отчетной даты).

 

При ведении бухгалтерского учета информация в денежном выражении о состоянии активов, обязательств, источниках финансирования, об операциях, их изменяющих и финансовых результатах указанных операций (доходах, расходах), отражаемая на соответствующих счетах рабочего плана счетов, должна быть полной, сообразной с существенностью. Ошибки, признанные существенными, подлежат обязательному исправлению.

 

Бухгалтерский учет ведется по проверенным и принятым к учету первичным документам методом начисления. К учету принимаются первичные учетные документы, составленные надлежащим образом и поступившие по результатам внутреннего контроля хозяйственных операций для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухучета.

 

Для случаев, которые не установлены в федеральных стандартах и других нормативно-правовых актах, регулирующих бухучет, метод определения справедливой стоимости выбирает Комиссия учреждения по поступлению активов.

Основание: пункт 3 Инструкции к Единому плану счетов № 157н., пункт 23, пункт 54 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности».

Бухгалтерская отчетность составляется в рублях и копейках и предоставляется в установленные сроки главному распорядителю бюджетных средств, налоговые органы и органы статистики, и систему ПУ ГИИС ЭБ.

 

6.1. Основные средства

6.1.1. К основным средствам относятся материальные объекты имущества, используемые в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг, либо для управленческих нужд учреждения, со сроком полезного использования более 12 месяцев, независимо от стоимости объектов (кроме объектов, которые в соответствии с настоящей Учетной политикой отнесены к категории материальных запасов).

Срок полезного использования имущества при принятии его к учету определяется решением Комиссии по поступлению и выбытию активов.

Основание: пункты 23-25,38,39,47 Инструкции № 157н., Приказ 257н.

6.1.2. Единицей бюджетного учета основных средств является инвентарный объект:

- объект имущества со всеми приспособлениями и принадлежностями;

- отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций;

- обособленный комплекс конструктивно-сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенной работы.

В качестве одного инвентарного объекта учитывается компьютеры в комплекте: монитор, системный блок, мышь, клавиатура. В случае если мониторы являются самостоятельными устройствами вывода информации (информационные панели), они учитываются как самостоятельные инвентарные объекты основных средств. Решение о выделении таких объектов в качестве самостоятельных объектов основных средств принимается Комиссией по поступлению и выбытию активов при принятии к учету.

Затраты по замене отдельных составных частей объекта основных средств, в том числе при капитальном ремонте, включаются в момент их возникновения в стоимость объекта. Одновременно с его стоимости списывается в текущие расходы стоимость заменяемых (выбывших) составных частей.

Каждому объекту недвижимого, а также движимого имущества стоимостью свыше 10000 руб. присваивается уникальный инвентарный номер.

Основные средства стоимостью до 10000 руб. включительно, находящиеся в эксплуатации, учитываются на забалансовом счете 21 по балансовой стоимости.

Основание: пункт 373 Инструкции к Единому плану счетов № 157н., пункт 39 СГС «Основные средства»

6.1.3. Учет основных средств на соответствующих Плана счетов бюджетного учета ведется в соответствии с требованиями Общероссийского классификатора основных фондов ОК 013-2014, утвержденного приказом Росстандарта от 12 декабря 2014 № 2018-ст.

Основание: пункт 45 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

6.1.4. Начисление амортизации основных средств в бухгалтерском учете производится линейным способом в соответствии со сроками полезного использования.

Основание: пункт 85 Инструкции к Единому плану счетов № 157н., пункты 36, 37 СГС «Основные средства».

6.1.5. Срок полезного использования объектов основных средств устанавливается Комиссия по поступлению и выбытию активов в соответствии с пунктом 35 СГС «Основные средства» исходя из следующих факторов:

- информации, содержащиеся в Общероссийском классификаторе основных фондов ОК 013-2014;

- рекомендаций, содержащихся в документах производителя – при отсутствии объекта в Общероссийском классификаторе основных фондов ОК 013-2014;

- ожидаемого срока использования и фактического износа объекта;

- гарантийного срока использования;

- сроком фактической эксплуатации и ранее начисленной амортизации, для безвозмездно полученных объектов.

6.1.6. По объектам основных средств, включенных согласно Постановлению Правительства РФ от 01.01.2002 № 1 «О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы» в амортизационные группы с первой по девятую, срок полезного использования определяется по наибольшему сроку, установленному для указанных амортизационных групп.

6.1.7. По объектам, включенным в десятую амортизационную группу, срок полезного использования рассчитывается исходя из единых норм, утвержденных постановлением Совета Министров СССР от 22.10.1990 № 1072.

Основание: пункт 44 Инструкции № 157н.

6.1.8. Переоценка основных средств производится в сроки и в порядке устанавливаемые Правительством РФ.

Основание: пункт 28 Инструкции к Единому плану счетов № 157н., п.41 Приказ 257н.

6.1.9. При принятии к учету основных средств применяется акт приема-передачи ф. (0504101)

6.1.10. Документами аналитического учета основных средств являются:  - Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф.0504031);

- Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф.0504032);

- Инвентарный список нефинансовых активов (ф.0504034);

6.1.11. Модернизация, реконструкция, ремонт основных средств производятся как собственными силами, так и с привлечением сторонних организаций.

Результаты ремонта или реконструкции (модернизации) принимаются решением Комиссии по поступлению и выбытию активов. Документом, отражающим результат проведенного ремонта или модернизации, является Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. 0504103). Сведения из указанного Акта заносятся в Инвентарную карточку основного средства. В случае невозможности оформления Акта (ф. 0504103) в двухстороннем порядке или при отказе в заполнении Акта (ф. 0504103) исполнителем ремонтных работ (работ по модернизации, достройке, дооборудованию), Акт составляется и заполняется только в одностороннем порядке.

6.1.12. Выбытие основных средств оформляется типовыми Актами на списание Комиссией по поступлению и выбытию активов. Списанные объекты основных средств (а также их части), не пригодные для дальнейшего использования подлежат отражению на забалансовом счете 02 «Материальные ценности, принятые на хранение» до момента их утилизации (уничтожения) или до выявления новой целевой функции.

6.1.13. Переданные в безвозмездное пользование нежилые помещения по договору безвозмездного пользования учитываются учреждением на забалансовом счете 26 «имущество, переданное в безвозмездное пользование» по стоимости, указанной собственником в Актах приема-передачи нефинансовых активов (ф. 0504101)., п. 383 Инструкции № 157н. Согласно договора безвозмездного пользования, учреждение является балансодержателем и обеспечивает надлежащее содержание имущества.

6.1.14. Архив вправе заключить договор купли-продажи движимого имущества, закрепленного за ним на праве оперативного управления по согласованию с учредителем (Росархивом), согласие Росимущества не требуется – п. «д» ст.4 Положение об особенностях списания федерального имущества, утв. Постановлением Правительства РФ от 14.10.2010 № 834, п. «л» ст.3 Положение об осуществлении федеральными органами исполнительной власти функции и полномочий учредителя федерального казенного учреждения, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.07.2010 № 537. Согласно положениям бюджетного законодательства средства, полученные от продажи имущества казенного учреждения, подлежат перечислению в доход соответствующего бюджета бюджетной системы РФ.

6.1.15. Локально-вычислительная сеть (ЛВС) и охранно-пожарная сигнализация (ОПС) как отдельные инвентарные объекты не учитываются. Отдельные элементы ЛВС и ОПС, которые соответствуют критериям основных средств, учитываются как отдельные основные средства. Элементы ЛВС или ОПС, для которых установлен одинаковый срок полезного использования, учитываются как единый инвентарный объект.

 

6.2. Нематериальные активы

Объектом нематериальных активов (НМА) признаются неисключительные права пользования сроком полезного использования более 12 месяцев и подлежат отражению на счете 111.60. Неисключительные права, возникающие в соответствии с лицензионными договорами на срок 1 год и меньше не соответствуют определению НМА и не подлежат отражению на счете 111.60, следовательно, расходы на приобретение таких лицензий относятся на финансовый результат текущего года.

Основание: пункт 302 Инструкции № 157н, СГС «Нематериальные активы», Методические рекомендации к нему Письмо Минфина от

30.11.2020 № 02-07-07/104384.

 

6.3. Непроизведенные активы.

6.3.1. Справедливая стоимость земельного участка, рассчитывается на основе кадастровой стоимости, которая внесена в ЕГРН. Основание: п.55 СГС «Непроизведенные активы»

 

6.4. Материальные запасы.

6.4.l. К материальным запасам относятся предметы, используемые в деятельности архива в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости (п.98-99 Инструкции 157н). Окончательное решение о сроке полезного использования объекта имущества при его принятии к учету принимает Комиссия по поступлению и выбытию активов.

6.4.2. Кроме этого к материальным запасам Архив относит:

- специальные инструменты, специальные приспособления, независимо от их стоимости;

- посуда;

- хозяйственный инвентарь;

- инвентарь для уборки офисных помещений (территорий), рабочих мест: ведра, лопаты, грабли, швабры, метлы, веники и др.;

- принадлежности для ремонта помещений (гаечные ключи, молотки, отвертки и т.п.);

- канцтовары и канцелярские принадлежности, включая папки для бумаг, дыроколы, степлеры;

- дискеты, СD-диски, калькуляторы, Флэш-накопители и карты памяти, и иные носители информации;

- электротовары: удлинители, тройники электрические, переходники электрические, электрочайники и др. бытовая техника;

- полиграфическая продукция;

- мониторы, клавиатура и другие комплектующие компьютерной техники, которые приобретаются отдельно, а не в комплекте;

- ГСМ;

- средства индивидуальной защиты.

6.4.3. Оценка материальных запасов, приобретенных за плату, осуществляется по фактической стоимости приобретения с учетом расходов, непосредственно связанных с их приобретением.

6.4.4. Снабжение автомобильного транспорта ГСМ проводится по топливным картам. Исключения составляют выезды в командировку на автомобиле учреждения, когда по пути следования отсутствуют АЗС с оплатой по топливным картам.

6.4.5. Списание и выдача материальных запасов производится по средней фактической стоимости и оформляется Актом о списании материальных запасов (ф.0504230), ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф.0504210).

Списание ГСМ (легковой автомобиль) проводиться, согласно установленных приказом директора Архива норм, на основании Путевых листов (Типовая межотраслевая форма № 3, Утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78).

Основание: пункт 108 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

6.4.6. Учет на забалансовом счете 09 «Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных», ведется в условный оценке 1 руб. за 1шт. Учету подлежат крупные съемные узлы и детали автотранспорта, установленные взамен изношенных, средства криптографической защиты информации.

Аналитический учет по счету ведется в разрезе автомобиля и материально ответственного лица. Учету подлежат запчасти и другие комплектующие, которые могут быть использованы на других автомобилях.

Поступление на счет 09 отражается:

-при установке (передаче материально ответственному лицу) соответствующих запчастей после списания со счета 1.105.36.000 «Прочие материальные запасы - иное движимое имущество Архива».

Выбытие со счета 09 отражается:

- при списании автомобиля по установленным основаниям;

- при установлении новых запасных частей взамен непригодных к эксплуатации.

Сезонная замена шин производится собственными силами.

Основание: пункты 349-350 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

6.4.7. Безвозмездно полученные объекты нефинансовых активов, а также неучтенные объекты, выявленные при проведении проверок и инвентаризаций, принимаются к учету по их текущей оценочной стоимости, определенной на дату принятия к бухгалтерскому учету. Текущая оценочная стоимость определяется Комиссией по поступлению и выбытию активов исходя из текущих рыночных цен на аналогичные материальные ценности.

Основание: п.25,31 Инструкции № 157н.

6.4.8. Расходы на закупку одноразовых и многоразовых масок, перчаток относятся на подстатью КОСГУ 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов». Одноразовые маски и перчатки учитываются на счете 105.36 «Прочие материальные запасы».

6.4.9. Особенности использования и учета мягкого инвентаря.

Для учета мягкого инвентаря применяется книга учета материальных ценностей (ф. 0504042), которую ведут материально ответственные лица. Учитывается мягкий инвентарь по наименованиям, сортам и количеству – для каждого наименования объекта учета используется отдельная страница. Финансово-экономический отдел систематически контролирует поступление и расходование мягкого инвентаря, находящегося в местах хранения, а также сверяет данные учета инвентаря с записями, которые ведутся в книге учета. Результаты таких проверок фиксируются соответствующими записями на отдельной странице в конце книги учета материальных ценностей.

Все предметы мягкого инвентаря при поступлении в место хранения маркируются. Маркировка проводится штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета. На штампе указывается наименование учреждения. Маркировку производит материально ответственное лицо в присутствии специалиста по учету нефинансовых активов.

При выдаче мягкого инвентаря в эксплуатацию проводится дополнительная маркировка с указанием года и месяца выдачи с места хранения.

Мягкий инвентарь выдается в эксплуатацию по ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Операции по перемещению мягкого инвентаря между материально ответственными лицами отражаются в накладной на внутреннее перемещение активов (ф. 0504102).

Предметы мягкого инвентаря списываются при полной их изношенности по решению Комиссии по поступлению и выбытию активов. В присутствии Комиссии списанный мягкий инвентарь уничтожается.

 

6.5. Расчеты по доходам.

6.5.1. Архив осуществляет бюджетные полномочия администратора документов бюджета. Порядок осуществления полномочий администратора доходов бюджета определяется в соответствии с законодательством России и нормативными документами. Перечень администрируемых доходов определяется главным распорядителем администратором доходов бюджета (Федеральное архивное агентство).

6.5.2. Поступившие доходы отражаются на счете 1.210.02.000 «Расчеты с финансовым органом по поступлениям в бюджет» в порядке, установленным в пункте 91 Инструкции № 162н.

6.5.3. Поступление и начисление администрируемых доходов отражаются в учете на основании первичных документов, приложенных к выписке из лицевого счета администратора доходов.

6.5.4. Архивом создан и утвержден, Федеральным архивным агентством, регламент реализации полномочий доходов бюджета по взысканию дебиторской задолженности по платежам в бюджет пеням и штрафам по ним, (Приложение № 15 к Учетной политике – Регламент реализации полномочий доходов бюджета по взысканию дебиторской задолженности по платежам в бюджет, пеням и штрафам по ним в Федеральном казенном учреждении «Российский государственный архив экономики»).

 

6.6. Расчеты с подотчетными лицами.

6.6.1. Денежные средства выдаются под отчет на основании приказа руководителя или заявления, или служебной записки, согласованного с руководителем. Выдача денежных средств под отчет производится путем:

- выдачи из кассы;

- перечисления на зарплатную карту материально ответственного лица.

6.6.2. Предельная сумма выдачи денежных средств под отчет (за исключением расходов на командировки) устанавливается в размере 20 000,00 (двадцать тысяч) рублей. На основании распоряжения директора архива в исключительных случаях сумма может быть увеличена (не более лимита расчетов наличными средствами между юридическими лицами) в соответствии с указанием Банка России.

Основание: пункт 4 указаний ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У.

6.6.3. В исключительных случаях, когда работник учреждения с разрешения директора произвел оплату расходов за счет собственных средств, производится возмещение этих расходов по Авансовому отчету.

6.6.4. Денежные средства выдаются под отчет на срок, который сотрудник указал в заявлении на выдачу денежных средств под отчет. По истечении этого срока сотрудник должен отчитаться в течение трех рабочих дней.

6.6.5. При использовании подотчетной суммы подотчетное лицо представляет подтверждающие документы (кассовый чек, счет, квитанция, денежные документы, билеты авиа, ж/д, чеки, товарные чеки и т.д.). Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило под отчет, он возвращает неизрасходованный остаток в кассу.

6.6.6. При направлении сотрудников архива в служебные командировки на территории России расходы на них возмещаются в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 02 октября 2002 № 729. При направлении сотрудников архива в служебные командировки на территории иностранных государств расходы на них возмещаются в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 № 812.

Возмещение расходов на служебные командировки, превышающих размер, установленный Правительством РФ, производится при наличии экономии бюджетных средств по фактическим расходам.

Основание: пункты 2,3 постановления Правительства от 02.10.2002 № 729.

Порядок оформления служебных командировок и возмещения командировочных расходов приведен в Положении о командировках (Приложение № 4 к Учетной политике).

6.6.7. По возвращению из командировки сотрудник обязан предоставить авансовый отчет об израсходованных суммах в течение 3-х рабочих дней.

Основание: пункт 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

6.6.8. Авансовые отчеты брошюруются в хронологическом порядке в последний день отчетного месяца.

 

6.7. Учет денежных средств и денежных документов.

6.7.1. Учет денежных средств архива:

- лимит кассы устанавливается Приказом Директора (п.2 Указания 3210-у);

- лимит остатка кассы 0 (ноль) рублей 00 копеек;

- допускается накопление наличных денег в кассе в дни выплаты зарплаты. Продолжительность срока сдачи зарплаты составляет 5(пять) рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты);

- Кассовая книга шнуруется, опечатывается и подписывается директором и главным бухгалтером;

- прием и выдача в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по Приходным кассовым ордерам (ф.0310001) и Расходным кассовым ордерам (ф.0310002).

Основание: Указание Банка России от 11.03.2014г. № 3210-у.

6.7.2. Учет денежных документов архива:

- ведется по их видам в карточке учета средств и расчетов;

- к денежным документам относятся почтовые марки, конверты с марками;

- денежные документы хранятся в кассе архива;

- прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляется Приходными кассовыми ордерами ф.0310001) и Расходными кассовыми ордерами (ф.0310002) с оформлением на них записи «Фондовый»;

- приходные и расходные кассовые ордера «Фондовый» регистрируются в журнале регистрации ПКО и РКО документов отдельно от ГКО и РКО, оформляющих операций с денежными средствами;

- для отчета об использовании марок и маркированных конвертов подотчетное лицо составляет Реестр использованных марок и маркированных конвертов.

 

6.8. Расчеты с дебиторами и кредиторами.

6.8.1. Аналитический учет расчетов с поставщиками (подрядчиками) ведется в разрезе кредиторов. Дебиторскую и кредиторскую задолженность, по которой срок исковой давности истек, списывать на финансовый результат по истечению трех лет на основании данных проведенной инвентаризации.

6.8.2. Дебиторская задолженность, регулируется в соответствии разработанным Регламентом реализаций полномочий доходов бюджета по взысканию дебиторской задолженности по платежам в бюджет, пеням и штрафам по ним в архиве.

6.8.3. Дебиторская задолженность списывается с учета после того, как Комиссия по поступлению и выбытию активов признает ее сомнительной или безнадежной к взысканию в порядке, утвержденном Положением о признании дебиторской задолженности сомнительной и безнадежной к взысканию (Приложение №13 к учётной политике).

Основание: пункты 339 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пункт СГС «Доходы».

6.8.4. Кредиторская задолженность, не востребованная кредитором, по которой срок исковой давности истек, списывается на финансовый результат на основании данных проведенной инвентаризации. Срок исковой давности определяется с законодательством РФ.

6.8.5. Одновременно списанная с балансового учета кредиторская задолженность отражается на забалансовом счете 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами». Списание задолженности с забалансового учета осуществляется по итогам инвентаризации задолженности на основании решения Комиссии учреждения:

- по истечении 3 лет отражения задолженности на забалансовом учете;

- по завершении срока возможного возобновления процедуры взыскания задолженности согласно действующему законодательству;

- при наличии документов, подтверждающих прекращение обязательства в связи со смертью (ликвидацией) контрагента;

- кредиторская задолженность списывается отдельно по каждому обязательству (кредитору).

6.8.6. Порядок принятия решения о списании с балансового и забалансового учета утвержден в Положении о признании кредиторской задолженности невостребованной (Приложение № 14 к учетной политике).

Основание: пункты 371, 372 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

6.8.7. Аналитический учет расчетов по пособиям и иным социальным выплатам ведется в разрезе физических лиц – получателей социальных выплат.

6.8.8. Расходы, произведенные в текущем отчетном периоде, но относящиеся к будущим отчетным периодам, списываются равномерно на финансовый результат текущего финансового года в течение периода, к которому они относятся.

6.8.9. Излишне полученные от плательщика средства возвращаются.

Основание: пункт 302 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

 

6.9.      Расчеты по обязательствам.

6.9.1. Аналитический учет расчетов по пособиям и иным социальным выплатам ведется в разрезе физических лиц – получателей социальных выплат.

6.9.2. Аналитический учет расчетов по оплате труда ведется в разрезе сотрудников и других лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры.

 

6.10. Санкционирование расходов.

6.10.1. Установить следующий порядок принятия обязательств:

- при приобретении товаров, работ, услуг дата подписания соответствующего контракта;

- по расчетам с работниками по зарплате – не позднее последнего дня месяца, за которым производится начисления.

По окончании текущего финансового года в случае, если неисполненные бюджетные обязательства планируются к исполнению за счет расходов следующего финансового года, они должны быть приняты к учету (перерегистрированы) при открытии Журнала в следующем финансовом году в объеме, запланированном к исполнению в следующем финансовом году.

Принятие бюджетных (денежных) обязательств к учету осуществлять в пределах лимитов бюджетных обязательств в порядке, приведенном в Приложении № 8 к Учетной политике – Положение о принятие бюджетных (денежных) обязательств.

 

6.11. Финансовый результат.

6.11.1. Учреждение все расходы производит в соответствии с утвержденной бюджетной сметой и в пределах установленных норм. В составе расходов будущих периодов на счете КБК 1.401.50.000 «Расходы будущих периодов отражаются расходы по:

- страхованию имущества, гражданской ответственности;

- расходы будущих периодов списываются на финансовый результат текущего финансового года равномерно по 1/12 за месяц в течение периода, к которому они относятся. По другим расходам, которые относятся к будущим периодам, длительность периода устанавливается руководителем учреждения в приказе.

Основание: пункты 302, 302.1 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

6.11.2. В учреждении создаются резервы по выплатам персоналу. Рассчитывается резерв ежегодно – последний день года. Порядок расчета резерва приведен в Приложении №9 к Учётной политике.

Основание: пункты 302, 302.1 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пункты 7, 21 СГС «Резервы».

 

7.1. Инвентарная карточка учета основных средств оформляется при принятии объекта к учету, по мере внесения изменений (данных о переоценке, модернизации, реконструкции и пр.) и при выбытии.

7.2. Инвентарная карточка группового учета основных средств оформляется при принятии объекта к учету, по мере внесения изменений (данных о переоценке, модернизации, реконструкции и пр.) и при выбытии.

7.3. Опись инвентарных карточек по учету основных средств, реестр карточек заполняется ежегодно, в последний день года.

7.4. Авансовые отчеты брошюруется по дате в последний день отчетного месяца.

7.5. Журналам операций присваиваются номера согласно (Приложению №6 к Учетной политике) и подписываются главным бухгалтером и специалистом составившим журнал операций.

7.6. Журналы операций заполняются ежемесячно.

7.7. Главная книга заполняется ежегодно.

7.8. Другие регистры, не указанные выше, заполняются по мере необходимости, если иное не установлено законодательством РФ.

Основание: пункт 1 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

7.9. Первичные и сводные учетные документы составляются на бумажных и машинных носителях информации (заверенные собственноручной подписью).

Основание: часть 5 статьи 9 Закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ, пункты 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, статья 2 Закона от 6.04.2011 – № 63-ФЗ.

7.10. Учетные документы, регистры бюджетного учета и бюджетная отчетность хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами ведения архивного дела, но не менее 5 лет.

Основание: пункт 14 Инструкции к Единому плану счетов - № 157н.

 

8.1. Внутренний финансовый контроль в учреждении осуществляет в рамках своих полномочий, согласно Положению о внутреннем финансовом контроле (Приложение №5 к Учетной политике):

- директор, его заместители;

- главный бухгалтер, сотрудники финансово-экономического отдела;

- иные должностные лица учреждения в соответствии со своими обязанностями.

 

9.1. Бюджетная отчетность составляется на основании аналитического и синтетического учета по формам, в объеме и в сроки, установленные вышестоящей организацией и бюджетным законодательством (Приказ №191H). Бюджетная отчетность предоставляется главному распорядителю бюджетных средств в установленные им сроки.

9.2. Бюджетная отчетность формируется и хранится в виде электронного документа в информационной системе управления общественными финансами «Электронный бюджет». Бумажная копия комплекта отчетности хранится у главного бухгалтера.

Основание: часть 7.1 статьи 13 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

9.3. Бюджетная отчетность за отчетный год формируется с учетом событий после отчетной даты. Обстоятельства, послужившие причиной отражения в отчетности событий после отчетной даты, указываются в текстовой части пояснительной записки (ф. 0503160).

Основание: пункт 3 Инструкции № 157н., Приказ 260н.

1. Приложение №1 «Положение о комиссии по поступлению и выбытию активов»

2. Приложение №2 «Положение о порядке проведения инвентаризации имущества и обязательств архива»

3. Приложение №3 «Рабочий план счетов»

4. Приложение №4 «Положение о командировках»

5. Приложение №5 «Положение о внутреннем финансовом контроле»

6. Приложение №6 «Перечень журналов операций»

7. Приложение №7 «Правила документооборота и технология обработки учетной информации»

8. Приложение №8 «Положение о принятие бюджетных (денежных) обязательств»

9. Приложение №9 «Порядок расчета резервов по отпускам»

10. Приложение №10 «Положение о правилах хранения документов в бухгалтерии»

11. Приложение №11 «Порядок передачи документов бухгалтерского учёта при смене руководителя субъекта учета и (или главного бухгалтера) либо иного должностного лица»

12. Приложение №12 «Порядок признания в бухгалтерском учете и раскрытия в бухгалтерской (финансовой) отчетности событий после отчетной даты»

13. Приложение №13 «Положение о признании дебиторской задолженности сомнительной или безнадежной к взысканию»

14. Приложение № 14 «Положение о признании кредиторской задолженности невостребованной»

15. Приложение №15 «Регламент реализации полномочий доходов бюджета по взысканию дебиторской задолженности по платежам в бюджет, пеням и штрафам по ним в Федеральном казенном учреждении «Российский государственный архив экономики»