Положение о порядке проведения инвентаризации имущества и обязательств архива

Настоящий Порядок разработан в соответствии со следующими документами:

- Законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

- Федеральным стандартом «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организации государственного сектора», утвержденным приказом Минфина от 31.12.2016 № 256н;

- Федеральным стандартом «Доходы», утвержденным приказом Минфина от 27.02.2018 № 32н;

- Федеральным стандартом «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утвержденным приказом Минфина от 30.12.2017 № 274н;

- Указанием ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами.. .»

- Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина от 13.06.1995г. № 49;

- Методическими указаниями по первичным документам и регистрам, утвержденными приказом Минфина от 30.03 2015 № 52н;

- Правилам учета и хранения драгоценных металлов и изделий, утвержденными постановлением Правительства от 28.09.2000 № 731

 

Настоящий Порядок устанавливает правила проведения инвентаризации имущества, финансовых активов и обязательств учреждения, в том числе на забалансовых счетах, сроки ее проведения, перечень активов и обязательств, проверяемых при проведении инвентаризации.

Инвентаризации подлежит все имущество учреждения независимо от его местонахождения и все виды финансовых активов и обязательств учреждения, и производится по его местонахождению. Так же инвентаризации подлежит имущество, находящееся на ответственном хранении учреждения.

Инвентаризацию имущества, переданного в аренду (безвозмездное пользование), проводит арендатор (ссудополучатель).

 

Цель инвентаризации обеспечить достоверность данных учета и отчетности.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

- перед составлением годовой отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);

- при смене ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества

- в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации, изменении типа учреждения или ликвидации учреждения;

- при реорганизации, изменении типа учреждения или ликвидации учреждения;

- в других случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Имущество, которое поступило во время инвентаризации, принимают ответственные лица в присутствии членов инвентаризационной комиссии и заносят его в отдельную инвентаризационную опись. В Акт о результатах инвентаризации такое имущество не включается. Описи прилагают к Акту о результатах инвентаризации.

 

При проведении инвентаризации имущества Архива создается Инвентаризационная комиссия.

- При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества создаются Рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и Рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель учреждения.

- В состав Инвентаризационной комиссии включают представителей администрации учреждения, сотрудников бухгалтерии, других специалистов.

Сроки проведения инвентаризации, устанавливаются Директором Архива в приказе о проведении инвентаризации и графике проведения инвентаризации.

Комиссия осуществляет следующие функции:

- проверка фактического наличия имущества, как собственного, так и не принадлежащего учреждению, но числящегося в бухгалтерском учете;

- проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения материальных запасов, денежных средств;

- определение состояния имущества и его назначения;

- выявление признаков обесценения активов;

- сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием имущества, с выписками из счетов, с данными актов сверок;

- проверка правильности расчета и обоснованности создания резервов, достоверности расходов будущих периодов;

- проверка документации на активы и обязательства;

- выявление дебиторской задолженности, безнадежной к взысканию и сомнительной, подготовка предложений о списании такой задолженности;

- выявление кредиторской задолженности, не востребованной кредиторами, подготовка предложений о списании такой задолженности;

- составление инвентаризационных описей, в которых указываются все объекты инвентаризации, их количество, статус и целевая функция;

- составление ведомости по расхождениям, если они обнаружены, а так же выявление причин таких отклонений;

- собирает подписи от материально ответственных сотрудников в том, что к началу ревизии они сдали все документы на имущество в бухгалтерию, а так же, а том, что все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны.

(п.2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995г. №49)

- оформляет протоколы заседания инвентаризационной комиссии;

- подготовка предложений по изменению учета и устранению обстоятельств, которые повлекли неточности и ошибки. 

 

Инвентаризации подлежит имущество учреждения, вложения в него на счете 106.00 «Вложения в нефинансовые активы», а так же следующие финансовые активы, обязательства и финансовые результаты:

- денежные средства - счет 201.00

- расчеты по доходам - счет 205.00

- расчеты по выданным авансам – 206.00

- расчеты с подотчетными лицами - 208.00

- расчеты по ущербу имуществу и иным доходам – счет 209.00

- расчеты с дебиторами – счет 210.00

- расчеты по принятым обязательствам – счет 302.00

- расчеты по платежам в бюджеты - счет 303.00

- прочие расчеты с кредиторами - счет 304.00

- расходы будущих периодов – счет 401.50

- резервы предстоящих расходов - счет 401.60

Сроки проведения плановых инвентаризаций установлены в Графике проведения инвентаризации.

Кроме плановых инвентаризаций, учреждение может проводить внеплановые инвентаризации. Внеплановые инвентаризации проводятся на основании приказа руководителя.

Ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Аналогичные расписки дают сотрудники, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии ответственных лиц.

Для оформления инвентаризации Комиссия применяет следующие формы, утвержденные приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н:

- Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);

- Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087). По объектам, переданным в аренду, безвозмездное пользование, а также полученным в аренду, безвозмездное пользование и по другим основаниям, составляются отдельные описи (ф.0504087)

- Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф.0504089);

- Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф.0504091);

- Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф.0504092);

- Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835);

Для результатов инвентаризации расходов будущих периодов применяется акт инвентаризации расходов будущих периодов №ИНВ-11 (ф.0317012), утвержденный приказом Минфина от 13.06.1995 № 49.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, нематериальных активов, материальных запасов и другого имущества, денежных средств, финансовых активов и обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Также Комиссия обеспечивает внесение в описи обнаруженных признаков обесценения актива.

Если ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно заявить об этом председателю Инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

 

- Инвентаризации подлежат основные средства на балансовых счетах 101.00 «Основные средства», а также имущество на забалансовых счетах 01 «Имущество, полученное в пользование», 02 «Материальные ценности на хранении»

- Основные средства, которые временно отсутствуют (находятся у подрядчика на ремонте, у сотрудников в командировке и т.д.), инвентаризируются по документам и регистрам до момента выбытия.

До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

- наличие и состояние инвентарных карточек, описей и других регистров аналитического учета;

- наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

- документы о государственной регистрации объектов;

- документы на основные средства, которые приняли или сдали на хранение и в аренду.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

В ходе инвентаризации Комиссия проверяет:

- фактическое наличие объектов основных средств, эксплуатируются ли они по назначению;

- физическое состояние объектов основных средств: рабочее, поломка, износ, порча и т.д. 

 

- на счете 106.11 «Вложения в основные средства недвижимое имущество учреждения» результаты инвентаризации заносятся в Инвентаризационную опись (ф.0504087). В графах 8 и 9 Инвентаризационной описи по НФА Комиссия указывает ход реализации вложений в соответствии с пунктом 75 Инструкции, утвержденной приказом Минфина от 25.03.2011 № 33

- при инвентаризации нематериальных активов Комиссия проверяет есть ли свидетельства, патенты и лицензионные договоры, которые подтверждают исключительные права учреждения на активы;

- учтены ли активы на балансе и нет ли ошибок в учете.

- результаты инвентаризации заносятся в инвентаризационную опись (ф. 0504087)

Графы 8 и 9 инвентаризационной описи по НФА комиссия заполняет следующим образом.

 

Материальные запасы комиссия проверяет по каждому ответственному лицу и по местам хранения.

При инвентаризации ГСМ в описи (ф. 0504087) указываются:

- остатки топлива в баке;

- топливо, которое хранится в емкостях;

Результаты инвентаризации комиссия отражает в инвентаризационной описи (ф.0504087). Графы 8 и 9 инвентаризационной описи по НФА комиссия заполняет следующим образом.

Определяет сроки возникновения задолженности; 

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

По задолженности работникам организации выявляются неоплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Сверяет данные бухучета с суммами в актах сверки с покупателями (заказчиками) и поставщиками (исполнителями, подрядчиками), а также с бюджетом и внебюджетными фондами – по налогам и взносам;

Выявляет кредиторскую задолженность, не      востребованную кредиторами, а также дебиторскую задолженность, безнадежную к взысканию и сомнительную в соответствии с положением о задолженности.

В ходе инвентаризации кассы комиссия:

- проверяет кассовую книгу, отчеты кассира, приходные и расходные кассовые ордера, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, депонированных сумм и другие документы кассовой дисциплины;

- сверяет суммы, оприходованные в кассу, с суммами, списанными с лицевого (расчетного) счета;

Результаты инвентаризации наличных денежных средств комиссия отражает в инвентаризационной описи (ф. 0504088). Результаты инвентаризации денежных документов в инвентаризационной описи (ф. 0504086)

- При инвентаризации денежных средств на лицевых и банковских счетах комиссия сверяет остатки на счете 201.00 с выписками из лицевых и банковских счетов.

- Результаты инвентаризации Комиссия отражает в инвентаризационной описи (ф.0504082)

При инвентаризации расходов будущих периодов Комиссия проверяет:

- суммы расходов из документов, подтверждающих расходы будущих периодов,- счетов, актов, договоров, накладных;

- правильность сумм, списываемых на расходы текущего года.

Результаты инвентаризации Комиссия отражает в акте инвентаризации расходов будущих периодов (ф. 0317012)

- При инвентаризации резервов предстоящих расходов комиссия проверяет правильность их расчета и обоснованность создания.

- В части резерва на оплату отпусков проверяются: количество дней неиспользованного отпуска, среднедневная сумма расходов на оплату труда, сумма отчислений на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

- При инвентаризации полученного в аренду безвозмездного пользования имущества комиссия проверяет сохранность имущества, а так же проверяет документы на право аренды: договор аренды, акт приема-передачи.

Правильно оформленные Инвентаризационной комиссией и подписанные всеми членами и ответственными лицами Инвентаризационные описи (сличительные ведомости), акты о результатах инвентаризации передаются в бухгалтерию для выверки данных фактического наличия имущественно - материальных и других данностей, финансовых активов и обязательств с данными бухгалтерского учета.

Выявленные расхождения в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях) обобщаются в ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), В этом случае она будет приложением к акту о результатах инвентаризации (ф.0504835). Акт подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и утверждается руководителем учреждения.

После завершения инвентаризации, выявленные расхождения (неучтенные объекты, недостачи) должны быть отражены в бухгалтерском учете.

Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

На суммы выявленных излишком, недостач основных средств, нематериальных активов, материальных запасов инвентаризационная комиссия требует объяснение с ответственного лица по причинам расхождений с данными бухгалтерского учета. Приказом руководителя создается комиссия для проведения внутреннего служебного расследования для выявления виновного лица, допустившего возникновение не сохранности доверенных ему материальных ценностей.