Комплектование

Отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства занимается организацией комплектования архива, оказанием организационно-методической помощи учреждениям, организациям профиля архива по вопросам ведомственного хранения документов и организацией документов в делопроизводстве.

Источники комплектования. Состав источников комплектования РГАЭ формируется на основе списка, утвержденного решением ЦЭПК Росархива от 28 февраля 2011 года. Указанный состав является подвижным и может включать в себя новые экономические и общественно-экономические организации, соответствующие критериям, на основе которых определяется профиль архива.

В соответствии с указанным списком, к компетенции архива относятся:

• государственные и негосударственные организации (объединения, корпорации, ассоциации, концерны, акционерные общества, учреждения, предприятия) экономического профиля, по роду деятельности имеющие федеральный или межрегиональный уровень;

• общественные объединения и организации экономического профиля, выходящие в своей практической работе за рамки субъектов Российской Федерации;

• физические лица (фонды личного происхождения), имеющие выдающиеся достижения в области теоретических экономических исследований или практической работы в экономическом секторе;

• документы профиля РГАЭ (подлинники или копии), поступившие в установленном порядке из архивов зарубежных стран.

Отнесение негосударственных структур к компетенции РГАЭ вытекает из установленных действующим законодательством договорных принципов взаимоотношений с ними.

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» с 2004 года упразднено разделение источников комплектования государственных архивов на государственную и негосударственную части Архивного фонда Российской Федерации. Как следствие, любая организация негосударственной формы собственности, независимо от степени государственного участия или влияния, является субъектом договорных отношений с РГАЭ.

РГАЭ разработана типовая форма договора о передаче документов на хранение в РГАЭ и принципах их использования.

В рамках договорных отношений архив постоянно расширяет спектр своих источников за счет государственных организаций, в Уставе которых приоритетно закреплена коммерческая деятельность по всем профильным для РГАЭ отраслям экономики. Отличительным признаком для заключения подобных договоров является конкретизация условий и способов передачи документов на постоянное хранение, а не вовлечение организации в орбиту Архивного фонда Российской Федерации (поскольку последнее уже закреплено нормативно).

С целью исполнения требований методических правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации в процессе заключения договоров архив разрабатывает экспертные заключения о состоянии фондов организаций и целесообразности их отнесения к федеральному архиву на основании отдельных критериев оценки источников комплектования или их совокупности.

Всего в список источников комплектования РГАЭ включено 189 организаций по различным направлениям финансово-хозяйственной и производственной деятельности (из них: 90 государственных, 94 негосударственных, 4 общественных и 1 кооперативная). Из них внедоговорная форма отношений затрагивает только одну организацию (Совет по изучению производительных сил), ставшую источником комплектования РГАЭ в 2002 году на основании решения Росархива. Формы договоров для всех организаций типизированы; различия кроются в поправках, предлагаемых организациями (как правило, они касаются сроков ведомственного хранения и порядка использования документов фондообразователя). При этом следует подчеркнуть, что указанные различия не зависят от видов деятельности организации или ее статуса. Общественные, кооперативные организации, акционерные общества или общества с ограниченной ответственностью в равной степени могут формулировать свою позицию в рамках существующих типовых договоров.

В действующий список РГАЭ входят следующие организации (по видам деятельности):

• кредитно-финансовые организации;

• страховые организации;

• внешнеэкономические организации

• экономические организации по отраслям промышленности и сельского хозяйства;

• организации транспорта и связи;

• строительные организации;

• снабженческие и сбытовые организации;

• торговые организации;

• организации водного хозяйства;

• геологические и геодезические организации;

• гидрометеорологические организации;

• организации в области использования и охраны окружающей среды;

• организации в области информатизации;

• кооперативные организации;

• общественные организации;

• организации, осуществляющие временное хранение документов профиля бывшего ЦГАНХ СССР.

Кредитно-финансовые организации формируют состав своих фондов на основе согласованного перечня дел постоянного хранения. Среди источников комплектования архива находятся такие крупные банки как ОАО «ВТБ», Внешэкономбанк, Сбербанк, Московский банк реконструкции и развития.

Работа со страховыми организациями находится в настоящее время в стадии первоначального развития. Единственный договор заключен с компанией «РОСНО», являющейся одним из крупнейших игроков на рынке предоставления страховых услуг в России. Следует добавить, что компания в последние годы заключила стратегический договор с немецкой страховой группой «Allianz», что существенно повышает значимость ее информационных ресурсов.

Комплексный анализ деятельности страховых организаций в стране позволяет провести документальный фонд Российского союза страховщиков, договор с которым заключен в 2011 году.

Внешнеэкономические организации, включенные в список, по существу являются прямыми наследниками внешнеторговых объединений союзного периода.

Неуклонно увеличивается доля организаций и предприятий топливно-энергетического комплекса в общей структуре комплектования архива; заключены договоры с ОАО «Газпром», ОАО «Роснефть», ОАО «Транснефть», ОАО «РАО «ЕЭС России», ОАО «Русгидро».

В области транспорта и связи архив заключил договоры с крупнейшими фондообразователями – ОАО «Российские железные дороги» и ОАО «Связьинвест».

Основные направления строительного бизнеса в стране отражены в фондах таких организаций-источников комплектования РГАЭ, как ОАО «Трансстрой», ЗАО «Коксохиммонтаж», ОАО «Союзвзрывпром», ОАО «Спецжелезобетонстрой», ОАО «Центроэлектромонтаж», ОАО «Российские автомобильные дороги».

Геологическая и геодезическая деятельность источников комплектования РГАЭ представлена такими крупными организациями как ФГУ «Аэрогеология», ОАО «Зарубежгеология», ФГУП «Центркварц».

Наконец, многосторонняя выставочная деятельность в стране, а также российских организаций за рубежом находит свое отражение в материалах Торгово-промышленной палаты Российской Федерации, ЗАО «Экспоцентр» и Всероссийского выставочного центра (бывшей ВДНХ).

Сотрудниками отдела комплектования на договорной основе осуществляется работа по упорядочению документов организаций, подготовке к их передаче на хранение в РГАЭ, составлению номенклатур дел. Работы проводятся на основании Прейскуранта работ и услуг РГАЭ, выполняемых РГАЭ, согласованного Руководителем Федерального архивного агентства.

В последние годы отдел принимал участие в научно-технической обработке документов таких организаций, как Минэкономразвития России, ОАО «РАО «ЕЭС России», ОАО НК «Роснефть», Центробанк России, ОАО «Русгидро», ОАО «МРСК Центра» и др. Все сотрудники отдела имеют высокую квалификацию, профильное историко-архивное образование, большой опыт и стаж работы.