Положение об особенностях направления работников в служебные командировки

Настоящее Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств в соответствии со ст. ст. 166 - 168 ТК РФ, Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Постановление 749) «Об особенностях направления работников в служебные командировки», Постановление РФ от 29 июля 2015 года №771 «О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки», Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002г. №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений» (далее - Постановление 729), Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005г. №812 «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее  Постановление 812), Постановление Правительства РФ от 22.08.2020 № 1267 «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств федеральных государственных гражданских служащих, военнослужащих, проходящих военную службу по контракту в Вооруженных Силах Российской Федерации, федеральных органах исполнительной власти и федеральных государственных органах, в которых федеральным законом предусмотрена военная служба, работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений и признании утратившим силу пункта 10 постановления Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005г. № 812.

В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем (постоянные работники и совместители).

Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Не допускается направление в командировку и выдача аванса сотрудникам, не отчитавшимся об израсходованных средствах в предыдущей командировке.

Решение о направлении работника в командировку, в том числе однодневную, оформляется Приказом, согласно плану командировок и внеплановых командировок. Основанием издания приказа является решение вышестоящей организацией Федерального архивного агентства и директора Архива.

Цель и срок командировки работника определяется руководителем командирующей организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения и указывается в Приказе.

Фактический срок пребывания сотрудника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым сотрудником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда сотрудника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в Приказе.

Днем выезда сотрудника в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из г. Москвы, а днем прибытия из командировки – день прибытия транспортного средства в г, Москву. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем выбытия в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позже – следующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда сотрудника в место постоянной работы.

День выезда в служебную командировку (день приезда из служебной командировки) определяется по региональному времени отправления (прибытия) транспортного средства в соответствии с расписанием движения. В случае отправления (прибытия) транспортного средства во время, отличное от расписания, фактическое время отправления (прибытия) подтверждается соответствующими справками или заверенными отметками на проездных билетах.

Фактическое время пребывания в командировке за пределами России определяется:

а) в случае командировки в страны, с которыми установлен полный пограничный контроль,- по отметкам контрольно-пропускных пунктов в заграничном паспорте;

б) в случае командировки в страны, с которыми не установлен или упрощен пограничный контроль,- по проездным документам, представленным работником по возвращении из служебной командировки

в) в случае отсутствия отметок в соответствии с подпунктами «а» и «б» настоящего пункта суточные расходы командированному сотруднику не возмещаются.

В случае невозможности возвращения сотрудника из командировки в установленные сроки вследствие непреодолимой силы или иных не зависящих от него обстоятельств командировка может быть продлена.

Факт наличия данных обстоятельств должен быть подтвержден проведенной служебной проверкой, по результатам которой в установленном порядке выносится соответствующее заключение.

За время задержки в пути без уважительных причин сотруднику не выплачивается зарплата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы.

В случае наступления в период командировки временной нетрудоспособности сотрудник обязан незамедлительно уведомить об этом работодателя.

Явка сотрудника на работу в день выезда в командировку или в день приезда из командировки решается по договоренности с руководителем.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения, дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иных расходов, которые будут произведены работником с разрешения директора архива.

Размер суточных по Постановлению 729 составляет 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ. При направлении в однодневные командировки по территории РФ суточные не выплачиваются.  

Размер суточных при направлении работников в командировки на территории иностранных государств определяется Постановлением 812. Суточные, выплаченные сверх установленных размеров, облагаются НДФЛ и взносами на обязательное пенсионное и медицинское страхование, а также страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. (ст. 422 НК РФ). При расчете налогов и взносов размер суточных нормируется. Не облагаются налогами и взносами суточные в пределах: 2500 руб. - за день нахождения в загранкомандировке. С суммы превышения Архив должен исчислить, удержать и уплатить в бюджет до последнего дня месяца, в котором утвержден авансовый отчет. (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ) (см. письма Минфина России от 06.03.2013 № 03-04-06/6713, от 26.12.2012 № 03-04-06/6-368).

Если перед тем, как выехать за границу, сотрудник перемещается по территории России, суточные выплачиваются по норме, установленной для внутренних командировок. Со дня пересечения границы при выезде из России действует норма, установленная для страны, в которую направляется сотрудник. Со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь применяется норма для командировок по России, согласно п. 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008г. №749, и письме Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996г. № 1037-ИХ.

Если принимающая сторона предоставляет работникам за свой счет питание, то направляющая сторона) выплачивает сотрудникам суточные в размере 30 процентов нормы. Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные необходимо выплачивать в размере 50 процентов нормы, предусмотренные Постановлением 812.

В случае болезни сотрудника во время нахождения в командировке ему на общих основаниях выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к постоянному месту работы.

Выплата суточных производится также, если заболевший находился на лечении, а стационарном лечебном учреждении, на основании приказа о продлении срока командировки в установленном порядке.

При командировках по России расходы на наем жилья во время командировки (при наличии подтверждающих документов) на могут превышать 550 руб. сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки.

При командировках за границу возмещение расходов по найму жилья производиться в размерах, которые установлены в приложении к постановлению Правительства от 22.08.2020 № 1267.

Договоры на оказание услуг по транспортному обслуживанию могут быть заключены как с организациями, которые непосредственно предоставляют данные услуги, так и с организациями, оказывающими услуги по бронированию и доставке авиа и железнодорожных билетов, бронированию гостиниц, т.е. могут использоваться услуги различных агентств.

При заключении Архивом договора, предметом которого являются услуги по бронированию, продаже и доставке авиа - и железнодорожных билетов в адрес архива, учет должен быть организован по двум направлениям:

- обособленный учет расчетов с агентством, которое является посредником между организацией, непосредственно оказывающей услуги перевозчика, и архивом;

- учет расчетов, связанных с оказанием сотруднику архива транспортных услуг.

Затраты на оказание услуг агентства могут быть списаны на финансовый результат архива на основании документа, подтверждающего факт оказания услуг.

Документами, подтверждающие расходы, являются кассовые чеки, товарные чеки, счета, товарные накладные, счета-фактуры, авиа и железнодорожные билеты (включая и электронные билеты).

Оплата труда работника производится в соответствии с трудовым законодательством. За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ.

Командировочные расходы сверх норм, установленных законодательством РФ, возмещаются работникам учреждения по распоряжению руководителя за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности.

Расходы признаются не ранее даты утверждения авансового расчета. Основание п.З статья 273 и статьи 252 НК РФ.

В течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки сотрудник обязательно дооформляет документы, которые были составлены перед отъездом, и заполняет Авансовый отчет (ф. 0504505) об израсходованных им суммах.

Авансовый отчет сотрудник предоставляет в финансово-экономический отдел. Одновременно с Авансовым отчетом сотрудник передает в финансово-экономический отдел документы, которые подтверждают его расходы и производственный характер командировки (проездные билеты, счета за проживание, чеки, квитанции электронных терминалов и т.д.)

Остаток денежных средств, превышающий сумму, использованную согласно Авансовому отчету, подлежит возвращению сотрудником в кассу не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.

 

В случае невозвращения сотрудником остатка средств в определенный срок соответствующая сумма возмещается в порядке, установленном трудовым и гражданско-процессуальным законодательством.

Руководитель структурного подразделения готовит служебную записку на имя руководителя учреждения с объяснением причин о невозможности направления сотрудника в командировку или отзыва сотрудника из командировки до истечения ее срока.

После решения руководителя готовится приказ об отмене командировки или отзыве из командировки.

Возмещение расходов отозванному из командировки сотруднику производится на основании авансового отчета и приложенных к нему документов.

Командировка может быть прекращена досрочно по решению руководителя учреждения.

Отъезд в командировку без надлежащего оформления документов по вине сотрудников считается прогулом и влечет за собой меры дисциплинарного взыскания в соответствии т Трудовым кодексом.