Приложение № 4. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки

Настоящее Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств в соответствии со ст. ст. 166 – 168 ГК РФ. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Постановление 749), Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002г. №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений» (далее – Постановление 729), Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005г. №812 «Об установлении предельных норм возмещения расходов но найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее – Постановление 812), Приказ Минфина России от 02.08.2004г. №64 «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений».

 

В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем (постоянные работники и совместители).

Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

 

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

 

 

Решение о направлении работника в командировку, в том числе однодневную, оформляется Приказом, согласно плану командировок и внеплановых командировок. Основанием издания приказа является решение вышестоящей организацией Федерального архивного агентства и директора архива.

 

Цель и срок командировки работника определяется руководителем командирующей организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения и указывается в Приказе.

 

Работнику при направлении его в командировку выдастся денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения, дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иных расходов, которые будут произведены работником с разрешения директора архива.

 

Размер суточных по Постановлению 729 составляет 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ. При направлении в однодневные командировки по территории РФ суточные не выплачиваются.

 

Размер суточных при направлении работников в командировки на территории иностранных государств определяется Постановлением 812. Суточные, выплаченные сверх установленных размеров, облагаются НДФЛ и взносами на обязательное пенсионное и медицинское страхование, а так же страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ст. 422 НК РФ). При расчете налогов и взносов размер суточных нормируется. Не облагаются налогами и взносами суточные в пределах: 2500 руб. – за день нахождения в загранкомандировке. С суммы превышения архив должен исчислить, удержать и уплатить в бюджет до последнего дня месяца, в котором утвержден авансовый отчет, (по дп. 6 п.1 ст. 223 НК РФ) (см. письма Минфина России от 06.03.2013 №03-04-06/6713, от 26.12.2012 №03-04-06/6-368).

 

Если перед тем, как выехать за границу, сотрудник перемещается по территории России, суточные выплачиваются по норме, установленной для внутренних командировок. Со дня пересечения границы при выезде из России действует норма, установленная для страны, в которую направляется сотрудник. Со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь применяется норма для командировок по России, согласно п.18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008г. №749, и письме Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996г. №1037-ИХ.

 

Если принимающая сторона предоставляет работникам за свой счет питание, то направляющая сторона) выплачивает сотрудникам суточные в размере 30 процентов нормы. Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные необходимо выплачивать в размере 50 процентов нормы, предусмотренные Постановлением 812.

 

Расходы по найму жилого помещения в служебной командировке, подтвержденные документально, возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки.

 

Предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки при направлении работников в командировки на территории иностранных государств определяется на основании Приложения к Приказу Минфина России от 02.08.2004 N 64н.

 

Договоры на оказание услуг по транспортному обслуживанию могут быть заключены как с организациями, которые непосредственно предоставляют данные услуги, так и с организациями, оказывающими услуги по бронированию и доставке авиа - и железнодорожных билетов, бронированию гостиниц, т.е. могут использоваться услуги различных агентств.

 

При заключении архивом договора, предметом которого являются услуги по бронированию, продаже и доставке авиа - и железнодорожных билетов в адрес архива, учет должен быть организован по двум направлениям:

Затраты на оказание услуг агентства могут быть списаны на финансовый результат архива на основании документа, подтверждающего факт оказания услуг.

 

Документами, подтверждающие расходы, являются кассовые чеки, товарные чеки, счета, товарные накладные, счета-фактуры, авиа - и железнодорожные билеты (включая и электронные билеты).

 

Оплата труда работника производится в соответствии с трудовым законодательством. За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ.

 

Командировочные расходы сверх норм, установленных законодательством РФ, возмещаются работникам учреждения по распоряжению руководителя за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности.

 

Работник обязан отчитаться о командировке путем представления авансового отчета в 3х-днсвный срок со дня возвращения.

 

Расходы признаются не ранее даты утверждения авансового расчета.