Читальные залы Российского государственного архива экономики открыты для исследователей. Российский государственный архив экономики представляет информационные площадки архива в социальных сетях: В Контакте, Instagram, Facebook. Подписывайтесь на нас в соцсетях!

Приложение № 7. Правила документооборота и технология обработки учетной информации

Приложение № 7
к Учетной политике
Федеральное казенное учреждение «Российский государственный архив экономики»
для целей бюджетного учета
 
 
Правила документооборота и технология обработки учетной информации
 

В соответствии с приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.03.2018г. №64н «О внесении изменений в приложения №1 и №2 к приказу Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 №157н» и с п. 22 приказа Министерства финансов Российской Федерации от 31.12.2016г. №256н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» периодичность, и сроки составления форм первичных учетных документов и регистров бюджетного учета, а также лица, ответственные за составление, регистрацию и хранение указанных документов (регистров) оформляется по утвержденному Графику документооборота. 

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, ответственные за оформление факта хозяйственной жизни и подписавшие эти документы, поименованные в Графике документооборота, (п. 9 Инструкции 157н). 
 
Проверенные и принятые к учету первичные учетные документы систематизируются по датам совершения операции (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в регистрах бюджетного учета.
 
Сформированные регистры сдаются главному бухгалтеру не позднее 3-го числа месяца, следующего за отчетным.

Регистры бюджетного учета формируются в электронном виде без применения электронной подписи.

График документооборота
 
Наименование документа
Создание документа
Регистрация в учете
Хранение документа
К-во экземпляров
Ответственный за выписку
Ответственный исполнитель
Срок передачи на регистрацию
Кто исполняет
Срок исполнения
Ответственный за хранение
Место хранения
Срок хранения*
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101)
1 экз.
Бухгалтер по основным средствам
Комиссия по нефинансовым активам
По мере поступления
Бухгалтер по основным средствам
По мере поступления
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (0504207)
1 экз.
Бухгалтер по основным средствам
Начальник отдела режима и хоз. обеспечения
По мере поступления
Бухгалтер по основным средствам
По мере поступления
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Инвентарная карточка учета основных средств (ф. 0504031)
1 экз.
Бухгалтер по основным средствам
Бухгалтер по основным средствам
По мере поступления
Бухгалтер по основным средствам
По мере поступления
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Инвентарная карточка группового учета основных средств (0504032)
1 экз.
Бухгалтер по основным средствам
Бухгалтер по основным средствам
По мере поступления
Бухгалтер по основным средствам
По мере поступления
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (0504103)
1 экз.
Бухгалтер по основным средствам
Комиссия по нефинансовым активам
По мере выполнения ремонта
Бухгалтер по основным средствам
По мере поступления
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Акт разукомплектации объектов основных средств
1 экз.
Бухгалтер по основным средствам
Комиссия по нефинансовым активам
По мере проведения операций
Бухгалтер по основным средствам
По мере поступления
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (0504102)
1 экз.
Бухгалтер по основным средствам
МОЛ
По мере поступления
Бухгалтер по основным средствам
По мере поступления
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (0504104)
2 экз.
Бухгалтер по основным средствам
Комиссия по нефинансовым активам
По мере списания и согласования с Учредителем
Бухгалтер по основным средствам
По мере списания и согласования с Учредителем
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Акт о списании транспортного средства (0504105)
2 экз.
Бухгалтер по основным средствам
Комиссия по нефинансовым активам
По мере списания и согласования с Учредителем
Бухгалтер по основным средствам
По мере списания и согласования с Учредителем
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (0504143)
2 экз.
Бухгалтер по основным средствам
Комиссия по нефинансовым активам
По мере списания и согласования с Учредителем
Бухгалтер по основным средствам
По мере списания и согласования с Учредителем
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Опись инвентарных карточек по учету основных средств (0504033)
1 экз.
Бухгалтер по основным средствам
Бухгалтерия
Ежегодно
Бухгалтерия
Ежегодно
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Инвентарный список нефинансовых активов (0504034)
1 экз.
Бухгалтер по основным средствам
Бухгалтерия
Ежегодно
Бухгалтерия
Ежегодно
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Оборотная ведомость по нефинансовым активам (0504035)
1 экз.
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Ежегодно
Бухгалтерия
Ежегодно
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (0504071)
1 экз.
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Ежемесячно
Бухгалтерия
Ежемесячно
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (0504087)
1 экз.
Инвентариз. комиссия
Бухгалтерия
По мере проведения инвентариз.
Бухгалтерия
По мере проведения инвентариз.
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Акт приемки материалов (материальных ценностей) (0504220)
1 экз.
Бухгалтерия
Комиссия по нефинансовым активам
По мере приема ценностей
Бухгалтерия
По мере поступления
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (0504207)
1 экз.
Бухгалтер по основным средствам
Начальник отдела режима и хоз. обеспечения
По мере поступления
Бухгалтер по основным средствам
По мере поступления
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Путевой лист ф. №6(спец) Утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 №78
1 экз.
Механик
Водитель
Ежемесячно
Бухгалтерия
Ежемесячно
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Акт о списании материальных запасов (0504230)
1 экз.
Бухгалтер по основным средствам
Комиссия по нефинансовым активам
По мере поступления
Бухгалтер по основным средствам
По мере поступления
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей (0404041)
1 экз.
Бухгалтер по основным средствам
Бухгалтерия
По мере поступления
Бухгалтер по основным средствам
По мере поступления
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Акт приемки материалов (материальных ценностей) (0504220)
1 экз.
Бухгалтерия
Комиссия по нефинансовым активам
По мере приема ценностей
Бухгалтерия
По мере приема ценностей
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Справка (0504833)
1 экз.
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Ежемесячно
Бухгалтерия
Ежемесячно
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Заявка на кассовый расход (0531801)
1 экз.
Бухгалтерия
Бухгалтерия
По мере оплаты
Бухгалтер
По мере оплаты
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Заявка на кассовый расход (сокращенная) (0531851)
1 экз.
Бухгалтерия
Бухгалтерия
По мере оплаты
Бухгалтер
По мере оплаты
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Заявка на получение наличных денег (0531802)
1 экз.
Бухгалтер-Кассир
Бухгалтерия
По мере получения наличных денег
Бухгалтер
По мере получения наличных денег
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Заявка на получение наличных денежных средств, перечисляемых на карту (0531844)
1 экз.
Бухгалтер-Кассир
Бухгалтерия
По мере перечисления наличных денег
Бухгалтер
По мере перечисления наличных денег
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Заявка на возврат (0531803)
1 экз.
Бухгалтер-Кассир
Бухгалтерия
При инкассации денег
Бухгалтер
При инкассации денег
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Журнал операций с безналичными денежными средствами (0504071)
1 экз.
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Ежемесячно
Бухгалтерия
Ежемесячно
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (0504082)
1 экз.
Инвентариз. комиссия
Бухгалтерия
По мере проведения инвентариз.
Бухгалтерия
По мере проведения инвентариз.
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Приходный кассовый ордер (0310001)
1 экз.
Бухгалтер- кассир
Бухгалтер- кассир
По мере выписки
Бухгалтер- кассир
По мере выписки
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)
1 экз.
Бухгалтер- кассир
Бухгалтер- кассир
По мере выписки
Бухгалтер- кассир
По мере выписки
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Отчет кассира
1 экз.
Бухгалтер-кассир
Бухгалтер-кассир
По мере выписки
Бухгалтер- кассир
По мере выписки
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (031003)
1 экз.
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Ежемесячно
Бухгалтерия
По мере выписки
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Кассовая книга (0504514)
1 экз.
Бухгалтер-кассир
Бухгалтер-кассир
Ежегодно
Бухгалтер
Ежегодно
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Инвентаризационная опись наличных денежных средств (0504088)
1 экз.
Инвентариз. комиссия
Бухгалтерия
По мере проведения инвентариз.
Бухгалтерия
По мере проведения инвентариз.
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (0504082)
1 экз.
Инвентариз. комиссия
Бухгалтерия
По мере проведения инвентариз.
Бухгалтерия
По мере проведения инвентариз.
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Штатное расписание
1 экз.
Зам. Директора по кадрам
Зам. Директора по кадрам
Ежегодно
Кадры
Ежегодно
Зам. директора по кадрам
Кадры
 
Приказ о принятии (увольнении)
1 экз.
Кадры
Кадры
В день принятия (увольнения)
Бухгалтерия
По мере необходимости
Кадры
Кадры
 
Расчетно- платежная ведомость (0504401)
1 экз.
Бухгалтер по зарплате
Бухгалтер по зарплате
По мере перечисления средств
Бухгалтер по зарплате
По мере перечисления средств
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Расчетная ведомость (0504402)
1 экз.
Бухгалтер по зарплате
Бухгалтер по зарплате
Ежемесячно
Бухгалтер по зарплате
Ежемесячно
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Табель учета использованного рабочего времени и расчета заработной платы (0504421)
1 экз.
Кадры
Начальники отделов
2 раза в месяц
Бухгалтерия
2 раза в месяц:
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (0504425)
1 экз.
Бухгалтер по зарплате
Бухгалтер по зарплате
В день увольнения
Бухгалтер по зарплате
По мере поступления
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (0504089)
1 экз.
Инвентариз. комиссия
Бухгалтерия
По мере проведения инвентариз.
Бухгалтерия
По мере проведения инвентариз.
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Авансовый отчет (0504505)
1 экз.
Бухгалтерия
Подотчетное лицо
Не позднее 3 дня после окончания срока
Бухгалтерия
В день сдачи отчета
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Журнал операций расчетов с подотчетными лицами (0504071)
1 экз.
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Ежемесячно
Бухгалтерия
Ежемесячно
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Акты выполненных работ, оказанных услуг
1 экз.
Бухгалтерия
Директор
По мере выполненных работ
Бухгалтерия
Не позднее 3 дней с даты подписания руководителем
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам (0504071)
1 экз.
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Ежемесячно
Бухгалтерия
Ежемесячно
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Журнал операций расчетов с поставщиками (0504071)
1 экз.
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Ежемесячно
Бухгалтерия
Ежемесячно
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Журнал по прочим операциям (0504071)
1 экз.
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Ежемесячно
Бухгалтерия
Ежемесячно
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Журнал учета лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований) (0504062)
1 экз.
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Ежемесячно
Бухгалтерия
Ежемесячно
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Журнал регистрации обязательств (0504064)
1 экз.
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Ежемесячно
Бухгалтерия
Ежемесячно
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Справка (0504833)
1 экз.
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Ежемесячно
Бухгалтерия
Ежемесячно
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Приказ ИНВ-22
1 экз.
Директор
Директор
По мере необходимости
-
-
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Журнал ИНВ-23
1 экз.
Главный бухгалтер
Главный бухгалтер
По мере необходимости
-
-
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (0504092)
2 экз.
Инвентариз. комиссия
Бухгалтерия
По мере проведения инвентариз.
Бухгалтерия
По мере проведения инвентариз.
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Акт о результатах инвентаризации (0504835)
2 экз.
Инвентариз. комиссия
Бухгалтерия
По мере проведения инвентариз.
Бухгалтерия
По мере проведения инвентариз.
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Оборотная ведомость (0504036)
1 экз.
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Ежемесячно
Бухгалтерия
Ежемесячно
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Карточка учета средств и расчетов (0504051)
1 экз.
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Ежемесячно
Бухгалтерия
Ежемесячно
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
Главная книга (0504072)
1 экз.
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
Ежегодно
Бухгалтерия
Ежегодно
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
 
                                                                     
* Сроки хранения, утверждаемые данным Графиком не должны быть меньше установленных Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, а также не менее пяти лет. 
 
Ответственность за организацию хранения первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности с соблюдением, обеспечения безопасных условий хранения с обеспечением выполнения требований законодательства Российской Федерации о защите государственной тайны в соответствии с Законом РФ от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне" несет Директор Учреждения.
 

 

© Российский государственный архив экономики, 2013 - 2021
Использование материалов сайта допускается только после письменного согласия его администрации.
При использовании материалов сайта указание источника и активной гиперссылки на сайт - обязательно!